РЕШЕНИЕ
Совета судей Оренбургской области
30 июля 2010 года г.Оренбург
«Об утверждении Положения о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области»
Заслушав информацию члена Совета судей Оренбургской области О.С. Жуковой об организации и систематизации делопроизводства Совета судей Оренбургской области, Совет судей Оренбургской области
РЕШИЛ:
1.Утвердить Положение о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области.
2.Направить Положение о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области членам Совета судей Оренбургской области, управлению Судебного департамента при Верховном Суде РФ в Оренбургской области, Оренбургскому областному суду для сведения и организации делопроизводства в соответствии с принятым Положением.
Председатель Совета судей
Оренбургской области О.С. Акулин
Положение о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области
Положение о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области разработано в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов.
Положение предлагает порядок ведения делопроизводства в Совете судей Оренбургской области, предусматривает учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечения оптимального порядка передачи и движения документов, порядок текущего хранения нарядов, образующихся в деятельности Совета судей Оренбургской области, и передачи их в архив.
I. Общие положения
1.1. Положение о делопроизводстве Совета судей Оренбургской области разработано с учетом инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде РФ, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 июня 2007 г. N 76 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации", Регламента Совета судей Российской Федерации (утв. VI Всероссийским съездом судей 2 декабря 2004 г.).
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые в Совете судей Оренбургской области (далее - Совет судей).
1.3. В своей деятельности Совет судей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными актами, относящимися к деятельности судейского сообщества, решениями Всероссийских съездов судей, постановлениями Совета судей Российской Федерации, решениями конференции судей Оренбургской области.
1.4. Совет судей формируется конференцией судей Оренбургской области и осуществляет свою деятельность на основании Положения о Совете судей Оренбургской области, утвержденного конференцией судей Оренбургской области.
1.5. Руководство деятельностью Совета судей, представление его интересов во взаимодействии с государственными органами, организациями и гражданами, средствами массовой информации осуществляет его Председатель (в период его отсутствия или по его поручению - один из заместителей Председателя).
1.6. Заместители председателя Совета судей организуют работу возглавляемых ими секций, выполняют поручения председателя, по поручению председателя осуществляют его полномочия.
В комиссиях Совета судей избираются председатели, осуществляющие руководство соответствующими комиссиями, их заместители, а также при необходимости - секретари комиссий.
1.7. Финансовое и организационное обеспечение деятельности Совета судей осуществляется управлением Судебного департамента при Верховном Суде Оренбургской области.
2. Организация делопроизводства
2.1.Движение документов в Совете судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Различается три основных потока документации:
документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, разрабатываемые комиссиями Совета судей, не направляемые за пределы Совета судей (внутренние).
2.2. Прием граждан по вопросам деятельности Совета судей осуществляет Председатель Совета судей, либо его заместители.
2.3. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Совет судей, производится в централизованном порядке - секретарем Совета судей, а корреспонденции, поступающей непосредственно в комиссии Совета судей - секретарем соответствующей комиссии (где они избраны), с последующей передачей для учета секретарю Совета судей, либо секретарем Совета судей, если секретарь комиссии не избран.
2.4. Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.). Конверты, приложенные к таким документам, сохраняются и прилагаются к присланным документам.
Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению.
Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1. Печатные издания (газеты, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).
2. Рекламные извещения, плакаты,
3. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.
4. Исходящие документы, возвращенные в Совет судей за ненахождением адресата.
2.5. Регистрация документов осуществляется в день их поступления в журнале входящей корреспонденции, и не позднее следующего рабочего дня передается Председателю Совета судей, либо в комиссию Совета судей, к компетенции которой относится исполнение документа.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
2.6. Председатель Совета судей (его заместитель) либо председатель соответствующей комиссии определяет порядок исполнения поступившей корреспонденции и исполнителя, и в срок не позднее 3 рабочих дней с момента поступления документа передает для дальнейшего исполнения.
2.7. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется секретарем соответствующей комиссии (где они избраны), на исполнении которой она находилась, либо передается для организации отправки секретарю Совета судей, не позднее следующего рабочего дня за датой исполнения.
Исходящая корреспонденция фиксируется в журнале исходящей корреспонденции. Ответы на обращения граждан, письма в государственные органы и иные организации, и подобные им материалы направляются заказными письмами с уведомлением о вручении, а запросы, уведомления о времени и месте заседаний Совета судей, материалы по проектам решений и итоговые решения Совета судей и аналогичные им документы могут направляться как с использованием почтовой, так и факсимильной и электронной связи.
2.8. Внутренние документы оформляются на бумажном либо электронном носителе и также передаются почтовой, факсимильной или электронной связью. Передача документов между комиссиями Совета судей, членами Совета судей, Председателем и комиссиями или членами Совета судей осуществляется через секретаря Совета судей, секретарей соответствующих комиссий (где они избраны) либо непосредственно самими членами Совета судей.
2.9. Содержание, порядок и сроки размещения информации о деятельности Совета судей в средствах массовой информации и в сети Интернет определяется Председателем Совета судей. Сайт Совета судей ведется полномочным работником управления Судебного департамента при ВС РФ в Оренбургской области, на которого возложены данные обязанности.
2.10. Организация документооборота, ведение протоколов заседаний Совета судей, извещение членов совета судей о времени и месте проведения заседаний, хранение печати Совета судей, выполнение иных поручений, связанных с исполнением должностных обязанностей, возлагается на секретаря Совета судей, являющегося по должности работником управления Судебного департамента при Верховном Суде Оренбургской области.
2.11. На секретаря комиссии Совета судей (где они избраны) возлагаются следующие основные функции:
получение поступившей корреспонденции и передача ее председателю комиссии, а в последующем - на исполнение;
регистрация исходящих и внутренних документов;
учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;
контроль исполненных и находящихся на исполнении документов;
ведение протокола заседания комиссии и информирование Председателя Совета судей о принятых комиссией решениях.
В случае отсутствия в комиссии секретаря указанные функции исполняет председатель комиссии либо назначенное им лицо.
2.12. Исполнение документа включает в себя сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление для обсуждения на заседании комиссии, подготовку ответа или обращения к пересылке адресату.
2.13. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
2.14. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и подготовка ответов на них осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и положениями о комиссиях при Совете судей.
2.15. Проекты документов по вопросам, вносимым на заседание Совета судей, представляются Председателю Совета судей не позднее чем за 14 дней до дня заседания.
3. Решения и протоколы заседаний
3.1. На заседании Совета судей ведется протокол секретарем Совета судей, на заседании комиссии - секретарем комиссии (где они избраны) либо ответственным лицом, назначенным председателем комиссии.
Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях Совета судей, совместных заседаниях Совета судей и коллегии Судебного департамента, Оренбургского областного суда, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий.
3.2. Подготовка протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания, но не позднее чем через 3 дня со дня его проведения.
3.4. Протоколы могут создаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.
3.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали (подчеркивается).
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушал - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
3.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании от Судебного департамента, других государственных органов и организаций. В случае присутствия приглашенных, указывается фамилия, инициалы и их должность.
К протоколу прилагается повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
3.7. Решение Совета судей или комиссии Совета судей печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа.
3.8. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания Совета судей или комиссии.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета судей, протоколы заседаний каждой из комиссий и другие.
3.9. Решение подписывается председательствующим заседания Совета судей.
Решения, принятые Советом судей, после их подписания рассылаются членам Совета судей.
Решения Совета судей, затрагивающие важные вопросы деятельности судейского сообщества, направляются Председателю Оренбургского областного суда, Председателю Арбитражного Суда Оренбургской области, в квалификационную коллегию судей Оренбургской области, а обращения, принятые на заседания Совета судей, касающиеся предложений по улучшению качества материально-технического снабжения судебной системы, кадрового обеспечения и т.п. - лицам, которым они адресованы, в том числе федеральным органам государственной власти Российской Федерации.
При наличии в решении поручений начальнику управления Судебного департамента, судьям областного суда, председателям и судьям районных судов, мировым судьям и работникам аппаратов судов секретарь Совета судей организует направление данных решений адресатам в кратчайший срок после подписания. Остальные решения направляются председателям районных судов по мере необходимости, для сведения.
4. Контроль за исполнением поручений и решений Совета судей
4.1. Контролю подлежат все решения (поручения, запросы), требующие исполнения к определенным в данных документах срокам.
В ходе контроля за исполнением документов осуществляется направление решения (запроса, поручения) адресатам, регулирование хода исполнения (проверка поступления ответов, разъяснение неясностей и вопросов, возникающих при исполнении решения (поручения, запроса), обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование Председателя Совета судей и иных заинтересованных лиц о состоянии исполнения документов.
Контроль за исполнением решения (поручения, запроса) осуществляется указанным в нем прямо лицом, а если данное лицо не указано - секретарем Совета судей или по решению Председателя Совета судей иным лицом.
4.2. По итогам получения исполнения формируются аналитические отчеты, справки, доклады и иные документы, необходимые для дальнейшей работы Совета судей.
5. Составление и ведение нарядов Совета судей
5.1. Номенклатура дел и нарядов, относящихся к сфере деятельности Совета судей, является неотъемлемой части номенклатуры дел и нарядов, ведущихся в управлении Судебного департамента при Верховном Суде РФ в Оренбургской области, где составляет отдельный раздел.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в наряды, систематизации и учета нарядов, определения сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями секретарю Совета судей, для формирования их в наряды. Контроль за правильностью формирования нарядов осуществляет работник управления Судебного департамента при ВС РФ в Оренбургской области, ответственный за ведение архива управления.
5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные наряды;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками нарядов по номенклатуре;
группировать в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);
факсограммы, телефонограммы помещаются в наряды на общих основаниях;
в наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему наряд не должен превышать 250 листов. При наличии в нем нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки "том 1", "том 2" и т.д.
5.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, последовательности.
Протоколы заседаний Совета судей и комиссий в наряде располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные наряды, систематизируются по номерам протоколов.
Решения, утвержденные на заседаниях, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
5.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление заверительной надписи дела;
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
5.6. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) наряда изготавливается из твердого картона. На обложке наряда указываются реквизиты: наименование организации, индекс, заголовок, дата наряда (тома), количество листов в наряде, срок хранения и архивный шифр наряда.
Индекс и заголовок наряда должны полностью совпадать с номенклатурой дел и нарядов управления Судебного департамента; дата дела - указывается на начало заведения и окончания документов в наряде.
Количество листов в наряде проставляется на основании заверительной надписи.
Запись о сроке хранения наряда переносится на обложку из номенклатуры дел управления Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.
При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.
5.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в наряд, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
5.8. Наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
5.9. Все иные вопросы ведения нарядов Совета судей, связанных с оформлением и сдачей их в архив, регулируются инструкцией по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде РФ.
Поиск
Войти
Совет судей